Gefahrstoff­verzeichnis: Was Pflicht ist und wie Sie es richtig führen

Was ist ein Gefahrstoffverzeichnis?

Das Gefahrstoffverzeichnis, oft auch Gefahrstoffkataster genannt, ist eine Liste aller Gefahrstoffe, mit denen in einem Betrieb gearbeitet wird. Es ist kein Selbstzweck. Die TRGS 400 beschreibt seine Aufgabe so: Es soll einen Überblick über die im Betrieb verwendeten Gefahrstoffe geben.

Dieser Überblick ist die Grundlage für fast alles, was danach kommt. Ohne vollständiges Verzeichnis gibt es keine vollständige Gefährdungsbeurteilung, keine vollständigen Betriebsanweisungen und keine sinnvolle Prüfung, ob ein Stoff durch einen weniger gefährlichen ersetzt werden kann. Wer nicht weiß, was im Lager steht, kann es auch nicht bewerten.

Gefahrstoffe sind dabei nicht nur Chemikalien im engeren Sinn. Dazu gehören Reinigungsmittel, Klebstoffe, Lacke, Lösemittel, Schmierstoffe, Kraftstoffe, Desinfektionsmittel und Sprays. Kurz: alles, was nach der CLP-Verordnung als gefährlich eingestuft ist oder auf andere Weise gefährliche Eigenschaften hat. Auch Stoffe, die erst bei der Arbeit entstehen, etwa Schweißrauch oder Holzstaub, können Gefahrstoffe sein. Für sie gibt es in der Regel kein Sicherheitsdatenblatt; sie gehören aber in die Gefährdungsbeurteilung.

Wer muss ein Gefahrstoffverzeichnis führen?

Die Pflicht trifft den Arbeitgeber. Die Größe des Betriebs spielt keine Rolle. Ein Handwerksbetrieb mit drei Beschäftigten ist genauso verpflichtet wie ein Industriewerk, sobald dort mit Gefahrstoffen gearbeitet wird.

Der Arbeitgeber kann die Arbeit delegieren, etwa an einen Meister, eine Sicherheitsfachkraft oder einen externen Dienstleister. Die Verantwortung bleibt bei ihm. Die Fachkraft für Arbeitssicherheit berät und unterstützt, sie ist aber nicht diejenige, die das Verzeichnis führen muss.

Eine Ausnahme nennt § 6 Absatz 12 selbst: Ergibt die Gefährdungsbeurteilung für bestimmte Tätigkeiten nur eine geringe Gefährdung im Sinne von § 6 Absatz 13 GefStoffV, müssen die dabei verwendeten Stoffe nicht ins Verzeichnis. Ein Beispiel ist haushaltsübliches Spülmittel in der Büroküche in haushaltsüblicher Menge. Diese Einschätzung muss aus der Gefährdungsbeurteilung kommen und sollte dort festgehalten sein. Ein pauschales „das ist harmlos“ reicht nicht.

Die Pflichtangaben nach GefStoffV § 6 Abs. 12

Die Gefahrstoffverordnung nennt fünf Angaben, die das Verzeichnis mindestens enthalten muss. Die TRGS 400 erläutert sie in Nummer 5.8.

1. Bezeichnung des Gefahrstoffs. In der Praxis ist das der Handelsname, so wie er im Sicherheitsdatenblatt in Abschnitt 1 steht. Nicht die Kurzbezeichnung aus dem Lager, nicht „Reiniger blau“. Nur mit dem genauen Namen lässt sich das Produkt dem richtigen Datenblatt zuordnen.

2. Einstufung des Gefahrstoffs oder Angaben zu den gefährlichen Eigenschaften. Gemeint ist die Einstufung nach der CLP-Verordnung (EG) Nr. 1272/2008, also Gefahrenklassen und Kategorien. In der Praxis werden dafür meist die H-Sätze und die Gefahrenpiktogramme aus Abschnitt 2 des Sicherheitsdatenblatts übernommen. Die alten R-Sätze und die orangefarbenen Gefahrensymbole gelten seit Juni 2015 auch für Gemische nicht mehr.

3. Angaben zu den im Betrieb verwendeten Mengenbereichen. Gefordert ist keine exakte Bestandsführung, sondern eine Größenordnung. Viele Betriebe arbeiten mit Bereichen wie „bis 1 kg“, „1 bis 10 kg“, „10 bis 100 kg“ und „über 100 kg“, jeweils pro Jahr oder als größte gelagerte Menge. Wichtig ist, dass Sie eine Einheit festlegen und dabei bleiben.

4. Bezeichnung der Arbeitsbereiche, in denen Beschäftigte dem Gefahrstoff ausgesetzt sein können. Also wo der Stoff verwendet wird: Werkstatt, Lackierraum, Lager, Reinigung. Die TRGS 400 empfiehlt, das Verzeichnis nach der betrieblichen Organisation zu gliedern. Das erleichtert die Zuordnung zu Betriebsanweisungen und Unterweisungen.

5. Verweis auf das Sicherheitsdatenblatt. Zu jedem Stoff muss erkennbar sein, welches Sicherheitsdatenblatt gilt und wo es zu finden ist. Am besten mit Ausgabedatum oder Versionsnummer. Bei einem elektronischen Verzeichnis liegt das Dokument direkt am Eintrag.

Was zusätzlich sinnvoll ist

Über die Pflicht hinaus haben sich einige Angaben bewährt. Sie sind nicht vorgeschrieben, sparen aber später Arbeit:

• Hersteller oder Lieferant, damit Sie wissen, wo Sie ein neues Datenblatt anfordern.
• Datum des Sicherheitsdatenblatts, damit Sie sehen, welches Blatt veraltet ist.
• CAS-Nummer bei Reinstoffen, zur eindeutigen Identifizierung.
• Signalwort („Gefahr“ oder „Achtung“) und P-Sätze, als Grundlage für die Betriebsanweisung.
• Lagerklasse nach TRGS 510, wenn Sie Zusammenlagerung prüfen müssen.
• Wassergefährdungsklasse, wenn Anforderungen an Lagerung und Auffangwannen eine Rolle spielen.
• Hinweis auf CMR-Eigenschaften (krebserzeugend, keimzellmutagen, reproduktionstoxisch), weil dafür zusätzliche Pflichten gelten.
• Datum der Aufnahme und letzten Prüfung, als Nachweis, dass das Verzeichnis gepflegt wird.

Wie oft muss das Gefahrstoffverzeichnis aktualisiert werden?

Die TRGS 400 sagt: Das Gefahrstoffverzeichnis ist auf dem aktuellen Stand zu halten. Einen festen Turnus nennt die aktuelle Fassung nicht. Daraus folgt zweierlei.

Erstens: Jede Änderung muss zeitnah ins Verzeichnis. Ein neuer Stoff wird aufgenommen, bevor oder sobald er verwendet wird. Ein Stoff, der nicht mehr verwendet wird, wird entfernt. Ändert sich die Einstufung, weil der Hersteller ein neues Sicherheitsdatenblatt liefert, wird das Verzeichnis angepasst.

Zweitens: Auch ohne Anlass lohnt eine regelmäßige Durchsicht. Frühere Fassungen der Technischen Regeln nannten ausdrücklich eine Überprüfung mindestens einmal im Jahr. Viele Betriebe und Fachkräfte halten an diesem Rhythmus fest, und das ist eine gute Praxis. Ein naheliegender Anlass ist die Überprüfung der Gefährdungsbeurteilung, die nach § 6 GefStoffV regelmäßig zu überprüfen und bei Bedarf zu aktualisieren ist.

Bei der jährlichen Durchsicht prüfen Sie: Steht jeder Stoff im Lager im Verzeichnis? Steht etwas im Verzeichnis, das nicht mehr verwendet wird? Ist jedes Sicherheitsdatenblatt das aktuelle? Stimmen Mengen und Arbeitsbereiche noch?

Wie lange muss das Gefahrstoffverzeichnis aufbewahrt werden?

Für das Gefahrstoffverzeichnis selbst nennen weder die GefStoffV noch die TRGS 400 eine feste Aufbewahrungsfrist. Es ist ein lebendes Dokument, das immer den aktuellen Stand zeigen muss.

Trotzdem ist es klug, alte Stände nicht einfach zu überschreiben. Wenn Jahre später die Frage aufkommt, mit welchen Stoffen ein Beschäftigter gearbeitet hat, etwa bei einer möglichen Berufskrankheit, ist ein nachvollziehbarer Verlauf viel wert. Ein elektronisches Verzeichnis mit Änderungsprotokoll löst das ohne zusätzlichen Aufwand.

Davon zu unterscheiden ist das Expositionsverzeichnis. Wer Beschäftigte Tätigkeiten mit krebserzeugenden oder keimzellmutagenen Stoffen der Kategorie 1A oder 1B ausführen lässt, muss ein Verzeichnis dieser Beschäftigten führen. Seit der Novelle der GefStoffV 2024 steht diese Pflicht in § 10a. Die Aufbewahrungsfrist beträgt 40 Jahre nach Ende der Exposition. Für reproduktionstoxische Stoffe der Kategorie 1A oder 1B gelten fünf Jahre. Das ist ein eigenes Dokument mit eigenen Regeln und ersetzt das Gefahrstoffverzeichnis nicht.

Wer darf das Verzeichnis sehen?

Bezeichnung, Einstufung, Arbeitsbereiche und das Sicherheitsdatenblatt müssen allen betroffenen Beschäftigten und ihrer Vertretung zugänglich sein, also zum Beispiel dem Betriebsrat. Die Mengenbereiche sind davon ausgenommen.

Zugänglich heißt: Die Beschäftigten müssen ohne Umweg an die Angaben kommen. Ein Ordner im Büro des Chefs, der abgeschlossen ist, erfüllt das nicht. Ein Ausdruck am schwarzen Brett, ein Ordner im Pausenraum oder ein Lesezugang im elektronischen System schon.

Wer prüft das Gefahrstoffverzeichnis?

Zwei Stellen können das Verzeichnis sehen wollen: die Arbeitsschutzbehörde des Landes (je nach Bundesland Gewerbeaufsichtsamt, Amt für Arbeitsschutz oder Regierungspräsidium) und die Aufsichtspersonen der Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse. Ein Anlass kann eine Betriebsbesichtigung sein, ein Unfall oder eine Beschwerde.

Fehlt das Verzeichnis oder ist es unvollständig, verlangt die Behörde in der Regel zuerst, dass es nachgeholt wird. Die Gefahrstoffverordnung sieht für Verstöße aber auch Bußgelder vor (§ 22 GefStoffV). Wesentlich schwerer wiegt der Fall, in dem nach einem Unfall herauskommt, dass ein Stoff gar nicht bekannt war und deshalb auch nicht unterwiesen wurde.

Die häufigsten Fehler im Gefahrstoffverzeichnis

Veraltete Sicherheitsdatenblätter. Das Verzeichnis verweist auf ein Datenblatt von 2012, im Lager steht das Produkt längst mit neuer Rezeptur und anderer Einstufung. Ein deutliches Warnzeichen: Das Datenblatt zeigt noch R-Sätze oder orangefarbene Symbole.

Doppelte Einträge. Dasselbe Produkt steht zweimal in der Liste, einmal als „Aceton“, einmal als „Aceton techn.“. Oder zwei Abteilungen haben denselben Stoff unter verschiedenen Namen angelegt. Die Liste wirkt länger, als sie ist, und bei der nächsten Änderung wird nur einer der beiden Einträge angepasst.

Uneinheitliche Bereiche. „Lager“, „Lager 1“, „Lager EG“ und „Hauptlager“ meinen denselben Raum. Wer filtert, bekommt falsche Ergebnisse.

Abgetippte H-Sätze. Beim Abschreiben wird aus H319 ein H315, oder ein Satz fehlt. Solche Fehler fallen niemandem auf, bis sie in der Betriebsanweisung stehen.

Mengen ohne Einheit. In einer Zeile steht „20“, in der nächsten „5 l“, in der dritten „2 Kanister“. Damit lässt sich kein Mengenbereich ablesen.

Kein Verantwortlicher. Das Verzeichnis hat jemand angelegt, der den Betrieb verlassen hat. Seitdem pflegt es keiner.

Stoffe ohne Datenblatt. Ein Produkt steht in der Liste, das Sicherheitsdatenblatt fehlt. Der Lieferant ist verpflichtet, es spätestens mit der ersten Lieferung kostenlos zu stellen. Fordern Sie es an.

Keine Historie. Die Excel-Datei wird überschrieben. Was vor einem Jahr drinstand, weiß niemand mehr.

Muster: Diese Spalten braucht Ihr Verzeichnis

Diese Spalten decken die Pflichtangaben ab und ergänzen die sinnvollsten Zusatzangaben. Die Pflichtspalten sind markiert.

Die Beispielzeile ist erfunden und dient nur der Anschauung.

Papier, Excel oder Software?

Die TRGS 400 lässt offen, in welcher Form Sie das Verzeichnis führen. Papier und Excel sind erlaubt. Die Frage ist, wie viel Arbeit die Pflege macht.

Für einen Betrieb mit fünfzehn Stoffen, die sich selten ändern, reicht eine sorgfältig gepflegte Excel-Tabelle. Ab einigen Dutzend Stoffen, mehreren Bereichen oder mehreren Personen, die eintragen, wird es mühsam. Dann kostet das Abtippen von Datenblättern Stunden, Schreibweisen laufen auseinander und niemand weiß, welcher Stand gilt.

Eine Software wie das Gefahrstoffkataster übernimmt das Auslesen der Sicherheitsdatenblätter, erzwingt einheitliche Bereiche, zeigt veraltete Datenblätter an und protokolliert jede Änderung. Die fachliche Verantwortung bleibt bei Ihnen.

Häufige Fragen zum Gefahrstoffverzeichnis

Ist Gefahrstoffkataster dasselbe wie Gefahrstoffverzeichnis?
Ja. Die Gefahrstoffverordnung spricht vom Verzeichnis. Gefahrstoffkataster, Register oder Gefahrstoffliste meinen in der Praxis dasselbe.

Gehören Stoffe in Kleinstmengen ins Verzeichnis?
Grundsätzlich ja. Ausgenommen sind nur Tätigkeiten, für die die Gefährdungsbeurteilung eine geringe Gefährdung ergibt. Die Menge allein entscheidet das nicht.

Muss das Verzeichnis unterschrieben werden?
Eine Unterschrift ist nicht vorgeschrieben. Ein Vermerk, wer es zuletzt wann geprüft hat, ist aber sinnvoll.

Reicht es, die Sicherheitsdatenblätter in einem Ordner zu sammeln?
Nein. Der Ordner ist der Verweis, nicht das Verzeichnis. Die Pflichtangaben wie Mengenbereich und Arbeitsbereich stehen in keinem Datenblatt.

Quellen

• Gefahrstoffverordnung, § 6 Absatz 12 und 13: https://www.gesetze-im-internet.de/gefstoffv_2010/__6.html
• TRGS 400 „Gefährdungsbeurteilung für Tätigkeiten mit Gefahrstoffen“, Nummer 5.8: https://www.baua.de/DE/Angebote/Regelwerk/TRGS/TRGS-400
• DGUV, IFA: Lexikon Gefahrstoffverzeichnis: https://www.dguv.de/ifa/praxishilfen/kuehlschmierstoffe/lexikon/gefahrstoffverzeichnis/index.jsp
• CLP-Verordnung (EG) Nr. 1272/2008: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2008/1272/oj

Keine Rechtsberatung. Dieser Ratgeber gibt den Stand vom 06.11.2026 wieder. Gesetze und Technische Regeln ändern sich. Maßgeblich ist der jeweils aktuelle Wortlaut.